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Términos y Condiciones del Servicio

FichCloud — Sistema de Gestión de Asistencia  ·  Última revisión: julio 2026

1. Introducción

Estos Términos y Condiciones regulan la contratación y el uso de FichCloud por parte de empleadores, empresas, comercios o locales (en adelante, "el Cliente"). Al contratar el servicio, el Cliente declara haber leído, comprendido y aceptado las condiciones aquí establecidas.

FichCloud es desarrollado y operado por Matias Martin Galan (CUIT 20-33787275-2), persona humana en condición de monotributista, con domicilio en Perón 161, La Falda, Punilla, Córdoba, Argentina, bajo el nombre comercial FichCloud.

2. Descripción del servicio

FichCloud es una plataforma SaaS de gestión de asistencia laboral. Permite al Cliente registrar las entradas y salidas de sus empleados, monitorear en tiempo real el estado de su equipo, generar reportes exportables y administrar horarios de trabajo.

El servicio incluye dos herramientas:

• Planillas — herramienta de diseño visual de turnos semanales. De uso gratuito. Disponible para cualquier usuario registrado, independientemente del plan contratado.
• Fichaje — herramienta de registro de asistencia en tiempo real con GPS, métricas, reportes y gestión de empleados. Sus funciones de administración y reportería están sujetas a plan de suscripción; el registro de asistencia de los trabajadores no se interrumpe por el estado comercial de la cuenta (cláusula 4.2).
• PuntoFich (opcional, incluido en el plan de suscripción) — estación de fichaje instalada en el local (tablet o pantalla) que muestra un código QR rotativo. El empleado lo escanea con su dispositivo vinculado para registrar asistencia. Acredita presencia física en el local al momento del fichaje. Requiere habilitación desde el panel de administración.

3. Planes y precios

Los precios vigentes de cada plan se publican en el sitio oficial y se informan antes de confirmar la contratación. Todos los importes se expresan en pesos argentinos.

Plan Planillas

• Gratuito. Acceso a la herramienta de diseño visual de turnos semanales.
• No incluye las funciones de administración de Fichaje: panel de gestión, reportes, métricas ni sincronización con Google Sheets.

Plan Esencial

• Incluye hasta 10 empleados por local.
• Acceso a las funciones de Fichaje: monitor en vivo, reportes exportables, gestión de empleados y horarios, solicitudes de corrección.

Plan Standard

• Incluye hasta 25 empleados por local.
• Todo lo del plan Esencial, más la sincronización de reportes con Google Sheets.

Plan Premium

• Incluye hasta 100 empleados por local.
• Todo lo del plan Standard, más métricas avanzadas (KPIs extendidos de asistencia, tardanzas y costo laboral) y acceso al pool de desarrollo (propuestas de funcionalidades).
• Incluye reportes automáticos programados: el sistema puede generar y enviar reportes de asistencia y costo laboral a intervalos configurados por el Cliente (diario, semanal, quincenal o mensual), a la dirección de email del local y a hasta 3 destinatarios adicionales verificados.
• Habilita el Módulo de Cálculo Asistido y Emisión de Recibos descripto en la cláusula 7, que además requiere activación expresa del Cliente desde el panel.

Cambio de plan

El Cliente puede cambiar de plan en cualquier momento desde el panel. La mejora de plan se aplica de inmediato y el nuevo precio rige desde el mes siguiente. La baja de plan se aplica a partir del mes siguiente. No se realizan prorrateos.

Si el Cliente alcanza el límite de empleados de su plan, el sistema lo informa y ofrece la mejora correspondiente. Los empleados ya cargados no se ven afectados.

Período de prueba

Los primeros 2 meses son gratuitos, se prestan con las prestaciones del plan Premium e incluyen implementación asistida y capacitación sin cargo. No se requiere el ingreso de datos de tarjeta para iniciar la prueba.

Cumplido el plazo, si el Cliente no contrata un plan pago, la cuenta pasa al plan Planillas (gratuito): el registro de asistencia de los trabajadores continúa disponible y el Cliente conserva el acceso a la exportación de sus datos, en los términos de la cláusula 4.

Uso gratuito por acuerdo particular

Cuando el servicio se presta sin contraprestación económica, por fuera de un plan pago, lo hace en carácter de comodato de prueba técnica, bajo modalidad "tal como está" (as-is). FichCloud no asume responsabilidad por fallas de disponibilidad, interrupciones del servicio ni inexactitud de los datos generados durante ese período no comercial. El Cliente que utiliza el servicio bajo esta modalidad queda igualmente alcanzado por la totalidad de estos Términos y Condiciones, incluida la cláusula 7.4.

4. Facturación y pago

• La suscripción es prepago mensual: el pago se realiza a principio de cada mes y habilita el servicio por ese mes completo.
• El precio se establece en pesos argentinos y puede actualizarse con un preaviso mínimo de 30 días.
• Si el Cliente cancela durante el mes en curso, el servicio permanece activo hasta el último día del mes ya abonado. No se realizan reembolsos proporcionales.

4.1 Falta de pago: plazo de gracia y suspensión

Si un pago no se acredita en la fecha de vencimiento, se aplica el siguiente régimen:

• Plazo de gracia de 7 días corridos desde el vencimiento, durante el cual el servicio continúa funcionando con normalidad.
• FichCloud cursa aviso a la dirección de email registrada del Cliente el día del vencimiento y nuevamente al quinto día de mora.
• Vencido el plazo de gracia sin que el pago se acredite, FichCloud puede suspender el acceso del Cliente al panel de administración hasta que se regularice: gestión de empleados y horarios, reportes, métricas, sincronización con Google Sheets y emisión de recibos.
• La suspensión se levanta automáticamente al acreditarse el pago.

4.2 Límites de la suspensión

La suspensión por falta de pago es una medida contractual entre FichCloud y el Cliente. En ningún caso alcanza a los trabajadores del Cliente ni a la integridad de sus registros. En particular:

• El registro de asistencia de los trabajadores no se interrumpe. Los empleados del Cliente pueden seguir fichando entradas, salidas y pausas con normalidad, y cada registro se asienta con la misma validez que en una cuenta al día. El trabajador no es parte de la relación comercial entre FichCloud y el Cliente, y no puede quedar sin constancia de su jornada por una deuda ajena.
• Los datos no se eliminan por falta de pago. Se conservan íntegros durante toda la suspensión, sin límite de plazo por esta causa.
• La exportación de los datos propios permanece disponible. El Cliente puede descargar sus registros de asistencia en formato CSV aun con la cuenta suspendida.
• Adicionalmente, el Cliente puede solicitar por email la información de su negocio. La respuesta se envía únicamente a la dirección de email principal registrada para ese local.

4.3 Conservación de los registros

FichCloud no elimina registros de asistencia por falta de pago, por vencimiento del período de prueba ni por baja del plan. Los registros y su auditoría se conservan conforme a la cláusula 8, en atención al valor probatorio que la jornada laboral registrada tiene para ambas partes y para los trabajadores del Cliente (LCT arts. 52 y 256). La eliminación definitiva procede únicamente a solicitud expresa del Cliente, en los términos de la cláusula 11.

5. Obligaciones del Cliente

El Cliente se compromete a:

• Utilizar FichCloud exclusivamente para la gestión de asistencia de su propio personal.
• Informar a sus empleados sobre el uso de la plataforma y obtener su consentimiento informado para el tratamiento de datos de geolocalización (GPS), conforme a la Ley 25.326 y el Decreto 1558/2001.
• Inscribir la base de datos de sus empleados ante el Registro Nacional de Bases de Datos de la Agencia de Acceso a la Información Pública (AAIP), conforme a la Disposición AAIP 47/2018, en su carácter de responsable del tratamiento.
• Mantener actualizados los datos de los empleados (horarios, fechas de inicio, bajas).
• No compartir las credenciales de acceso al panel con personas ajenas a la administración del local. Esto incluye la contraseña de la estación PuntoFich, si estuviera habilitada.
• Gestionar la baja de los empleados en la plataforma al momento de la desvinculación laboral.
• Al sincronizar horarios desde la herramienta de Planillas hacia Fichaje, verificar que los turnos sean correctos antes de confirmar. Los horarios aplicados afectan directamente el cálculo de tardanzas y horas pagadas de todos los empleados sincronizados.
• Al configurar destinatarios adicionales (CCs) para reportes automáticos, garantizar que dichas personas están autorizadas para recibir información de asistencia y costo laboral de los empleados. FichCloud solicita confirmación activa de cada destinatario antes de incluirlo en los envíos, pero la legitimidad de la autorización es responsabilidad exclusiva del Cliente.

6. Acuerdo de Tratamiento de Datos (ATD)

Esta cláusula constituye el acuerdo de encargo de tratamiento de datos personales entre el Cliente (responsable del tratamiento) y FichCloud (encargado del tratamiento), en los términos de la Ley 25.326 (Protección de Datos Personales) y el Decreto Reglamentario 1558/2001.

6.1 Roles

• El Cliente es el responsable del tratamiento de los datos personales de sus empleados en FichCloud.
• FichCloud actúa como encargado de tratamiento por cuenta del Cliente, procesando los datos exclusivamente para la prestación del servicio contratado.

La base legal del tratamiento de los datos de asistencia es la relación laboral vigente y el legítimo interés del Cliente en llevar control de asistencia de su personal (art. 9 inc. e, Ley 25.326, interés reconocido además por la Ley de Contrato de Trabajo), reforzado por el deber de buena fe propio de toda relación laboral (arts. 62 y 63, LCT). Para el dato específico de geolocalización (GPS) se suma, además, el consentimiento informado que el Cliente debe obtener de cada empleado conforme al Decreto 1558/2001 (cláusula 5). Estas bases son concurrentes, no excluyentes entre sí.

6.2 Obligaciones de FichCloud como encargado

• No vender, ceder ni transferir los datos a terceros, salvo obligación legal expresa.
• Garantizar aislamiento total entre clientes.
• Implementar medidas técnicas de seguridad (HTTPS, acceso restringido a BD, tokens con expiración, rate limiting).
• Notificar al Cliente ante cualquier incidente de seguridad que pueda afectar sus datos, dentro de las 72 horas de haber tomado conocimiento del incidente.
• Eliminar o devolver los datos al término de la relación contractual conforme a los plazos establecidos.

6.3 Subencargados

• Railway (infraestructura cloud y base de datos PostgreSQL) — EE.UU.
• Google (APIs de Gmail y Sheets para reportes y notificaciones) — EE.UU.
• Resend (envío de emails transaccionales: solicitudes, verificaciones, reportes) — EE.UU.
• Sentry (monitoreo de errores técnicos, sin datos personales identificables) — EE.UU.

El Cliente acepta el uso de estos subencargados al contratar el servicio. FichCloud notificará con al menos 30 días de anticipación cualquier cambio en los subencargados.

Transferencia internacional de datos. Los subencargados listados operan en Estados Unidos, país que no integra el listado de protección adecuada de la Agencia de Acceso a la Información Pública (AAIP). FichCloud mantiene con cada uno de ellos un acuerdo de protección de datos (DPA) que incorpora cláusulas contractuales de protección equivalentes a los estándares exigidos para transferencias internacionales de datos personales. El Cliente presta su conformidad a esta transferencia, bajo esa garantía, al aceptar los presentes Términos. En su carácter de responsable del tratamiento, el Cliente autoriza expresamente a FichCloud, en su carácter de encargado, a subcontratar puntualmente a Railway, Google y Resend para la prestación del servicio, bajo Cláusulas Contractuales Estándar (o mecanismo equivalente vigente) que garanticen un nivel de protección adecuado a los datos transferidos.

6.4 Reportes automáticos y destinatarios adicionales

El Plan Premium incluye la opción de configurar el envío automático de reportes de asistencia y costo laboral. En ese contexto:

• El Cliente puede designar hasta 3 destinatarios adicionales (en adelante, "CCs"). Cada CC debe confirmar activamente su suscripción mediante un link de verificación de un solo uso enviado a su dirección de email (double opt-in). FichCloud no incorpora CCs sin esta confirmación.
• Los reportes se generan como archivos en Google Drive y se comparten mediante un link de solo lectura con vigencia de 72 horas, tras las cuales el archivo es eliminado automáticamente.
• El Cliente es responsable de determinar que la transmisión de datos de asistencia y remuneración a los CCs configurados cumple con las obligaciones de confidencialidad y privacidad aplicables a su relación laboral.
• Al hacer downgrade a un plan sin esta funcionalidad, los envíos automáticos se desactivan de inmediato y los CCs quedan en estado inactivo. Los datos históricos de configuración se conservan para auditoría.

7. Módulo de Cálculo Asistido y Emisión de Recibos (Premium)

Esta cláusula regula la función opcional de cálculo asistido de haberes y emisión de recibos de sueldo, disponible en el Plan Premium. Complementa las secciones 2 (Descripción del servicio) y 5 (Obligaciones del Cliente) y, en lo específico de esta función, prevalece sobre las descripciones generales.

7.1 Naturaleza del servicio y cálculos sugeridos

La función de cálculo de horas, adicionales por feriado y horas extra constituye exclusivamente una herramienta de asistencia informática. Los importes que arroja el sistema son cálculos sugeridos y de carácter estrictamente orientativo, generados de forma automática en base a los parámetros, horarios y valores configurados por el Cliente en su carácter de empleador. El sistema no emite determinaciones de derecho ni actúa como liquidador de haberes, agente de retención o asesor contable.

7.2 Responsabilidad exclusiva del Cliente

El Cliente asume la responsabilidad total, indelegable y exclusiva sobre:

• La carga exacta, veracidad y actualización de los parámetros de cálculo (valor hora, régimen de liquidación aplicable, categoría, información fiscal y demás datos requeridos).
• La revisión, validación y aprobación final de todo cálculo sugerido por el sistema antes de proceder a la emisión de cualquier recibo o documento.
• La determinación, cálculo e integración de los conceptos no procesados por el motor del sistema, tales como —de modo enunciativo y no taxativo— aportes personales, contribuciones patronales, retenciones impositivas, Sueldo Anual Complementario (SAC), vacaciones, indemnizaciones y liquidaciones finales.

7.3 Emisión de recibos e indemnidad

La emisión y entrega de los recibos de sueldo a través de la interfaz es un acto ejecutado por exclusiva decisión y orden del Cliente, bajo su propia razón social e identidad fiscal. El Cliente declara ser el titular legítimo de la identidad fiscal (razón social, CUIT y domicilio) que configura en la plataforma. El Cliente garantiza que las liquidaciones y recibos emitidos cumplen íntegramente con la normativa laboral vigente, y mantiene indemne a FichCloud, sus directores y desarrolladores, frente a cualquier reclamo, multa o demanda —administrativa o judicial— impulsada por trabajadores, entidades sindicales o autoridades gubernamentales que derive de errores, omisiones o incumplimientos en la liquidación de haberes.

7.4 Exclusión de Solidaridad Laboral (Arts. 29 y 30 LCT)

Las Partes dejan expresa constancia de que FichCloud opera únicamente como un proveedor de Software como Servicio (SaaS). Bajo ninguna circunstancia la provisión de la plataforma, el procesamiento aritmético de datos temporales ni la emisión automatizada de los documentos pre-configurados por el Cliente podrán ser interpretados como una intermediación, interposición de personas, suministro de mano de obra o subcontratación de la actividad normal y específica propia del establecimiento en los términos de los artículos 29 y 30 de la Ley de Contrato de Trabajo (LCT N° 20.744). FichCloud es un tercero ajeno a la relación sustancial de empleo existente entre el Cliente y sus dependientes, no ejerciendo facultades de dirección, organización, control ni poder disciplinario. En consecuencia, el Cliente asume la total, exclusiva e irrenunciable responsabilidad por las obligaciones laborales y de la seguridad social derivadas de su nómina, obligándose a mantener indemne a FichCloud frente a cualquier reclamo fundado en la solidaridad legal aquí declinada. El Cliente es el único responsable de auditar la veracidad de los datos que carga o configura en la plataforma (horarios, valores, parámetros de liquidación y cualquier otro dato de su nómina); FichCloud opera exclusivamente como un procesador automatizado de esos datos, sin verificar ni poder verificar su exactitud.

7.5 Funciones de validación de asistencia — procesamiento pasivo

Las funciones de validación del fichaje —en particular la geolocalización (GPS), la validación de dirección IP y la validación del dispositivo vinculado (huella técnica del navegador)— constituyen herramientas de registro y documentación de operación pasiva. El sistema nunca impide ni rechaza un fichaje en función de estos parámetros: todo registro se procesa y almacena. Cuando un fichaje se produce fuera de los parámetros configurados por el Cliente —por ejemplo, fuera del radio de geolocalización o desde un dispositivo no verificado—, el sistema lo registra igualmente y le adjunta un metadato informativo (marca o alerta) para conocimiento del Cliente. La valoración de esa circunstancia y cualquier decisión o medida que de ella derive son una facultad exclusiva, humana y privativa del Cliente en su carácter de empleador. FichCloud no adopta decisión alguna sobre los dependientes, no ejerce facultades de dirección, organización, control ni poder disciplinario, y se limita a registrar datos y ponerlos a disposición del Cliente. En consecuencia, la disponibilidad de estas funciones refuerza —y en ningún caso altera— la naturaleza de FichCloud como tercero ajeno declarada en la cláusula 7.4, ni puede fundar responsabilidad solidaria alguna.

8. Lo que FichCloud garantiza

1. Esfuerzos razonables para mantener el servicio operativo. No garantiza disponibilidad ininterrumpida ni SLA de uptime específico.
2. Que cada fichaje registrado queda asociado al dispositivo vinculado al empleado y a los metadatos de validación capturados al momento del registro (geolocalización, IP y verificación de dispositivo, cuando estén disponibles).
3. Que el timestamp de cada registro online es generado por el servidor en timezone Argentina (no manipulable desde el cliente). En fichajes realizados sin conexión y sincronizados luego, se utiliza la hora del click informada por el dispositivo, validada por el servidor dentro de una ventana de 24 horas.
4. Los registros de asistencia solo pueden ser modificados por canales auditados: el sistema de solicitudes de corrección o la corrección directa del administrador. Toda modificación queda asentada en un registro de auditoría inmutable (autor, dirección IP, valores anterior y nuevo, motivo y hora de servidor) que el propio administrador no puede alterar ni suprimir.
5. Tráfico cifrado en producción (HTTPS/HSTS).
6. Retención de registros de auditoría por 2 años (conforme LCT art. 256).
7. Conservación de los registros de asistencia mientras la cuenta exista. FichCloud no los elimina por falta de pago, por vencimiento del período de prueba, por baja de plan ni por cancelación; la eliminación definitiva procede únicamente a solicitud expresa del Cliente.
8. Notificación ante incidentes de seguridad que afecten los datos del Cliente.

9. Lo que FichCloud no garantiza

• Que el fichaje acredite la identidad física del empleado: FichCloud verifica el dispositivo vinculado, no la persona.
• Que los cálculos de horas sean correctos si los horarios están mal configurados por el Cliente.
• Que el sistema sea homologado ante el MTEySS como sustituto del Libro de Asistencia (LCT art. 52). FichCloud complementa el registro, no lo reemplaza.
• Disponibilidad ininterrumpida ante casos de fuerza mayor, fallas de infraestructura de terceros o cortes de conectividad del empleado.
• Que el timestamp de un fichaje offline sea del servidor: en ese caso lo informa el dispositivo del empleado, validado por el servidor dentro de una ventana máxima de 24 horas.

10. Propiedad de los datos

Los datos de los empleados del Cliente son propiedad del Cliente. FichCloud no retiene derechos sobre ellos más allá de lo necesario para la prestación del servicio. El Cliente puede solicitar la exportación de sus datos en cualquier momento.

11. Cancelación del servicio

El Cliente puede cancelar su suscripción en cualquier momento desde el panel, sin gestión previa ni preaviso. Tras la cancelación:

• El servicio permanece activo hasta el último día del mes ya abonado.
• La cuenta pasa a modo solo lectura por 30 días: el Cliente conserva el acceso a sus datos y a la exportación en formato CSV.
• Cumplido ese plazo, la cuenta se archiva. Los datos se conservan conforme a la cláusula 8 y siguen disponibles a pedido del Cliente.
• La cancelación no elimina los datos. La eliminación definitiva procede únicamente a solicitud expresa del Cliente, cursada desde la dirección de email principal registrada para el local, y alcanza a los registros cuya conservación no sea exigible por la normativa aplicable.
• El registro de asistencia de los trabajadores no se interrumpe por la cancelación, en los mismos términos de la cláusula 4.2.

12. Discontinuación del servicio

En caso de discontinuación definitiva, FichCloud notificará con al menos 60 días de anticipación. Durante ese período y hasta 90 días después del cierre, el Cliente podrá exportar sus datos.

13. Modificaciones al servicio y a estos términos

FichCloud puede actualizar funcionalidades, precios o estos Términos. Los cambios serán comunicados con al menos 30 días de anticipación. El uso continuado del servicio implica aceptación.

14. Ley aplicable y jurisdicción

Estos Términos se rigen por las leyes de la República Argentina. Para cualquier controversia, las partes se someten a la jurisdicción de los tribunales ordinarios de la Provincia de Córdoba, con renuncia a cualquier otro fuero que pudiera corresponder.